無駄な報告会や連絡会のやめ方

とりあえず進捗の共有であったり、連絡事項の展開だとか、時間がもったいないので止めたいです。

定例開催で全員参加といったパターンのものが多いやつです。

どうせ半数くらいの人は聞き流してるだけですよね。

2時間×20人の会議だとしたら、40時間の工数を消費しており、それを毎週やっているとしたら、これを止めれば1人増員したのと同じだけの価値になるわけです。

ということで、私が係長の立場で進行役をしている定例ミーティングがありまして、これを何とかやめたい。

いわゆる連絡会です。会社上層部の経営会議での内容を、議事録ベースに展開(抜粋して読み上げる)する会になります。

係長が読み上げ、係のメンバーは聞く。

メンバーによっては有用な情報としてメモしたり後の業務に活かしたり。

メンバーによっては、ボーッと聞き流したり眠くなったり。

以前に私がメンバー(連絡事項を聞く側)だったとき、「これってメール展開で済ませれば良くないですか?」と提案したのですが、

「上層部から来る連絡事項の中にはメンバーの皆さんには展開できないものも混ざっている。更に口頭でしか展開されてこない連絡事項もある。それに、メールだと読まない人が居る」

とのこと。あまり噛みついて上司を困らせても得は無いので、当時は引き下がりました。

そして今は私が係長となり、この連絡事項を読み上げる側となりました。

しばらく読み上げを続けてみましたが、やはりメール展開で済ませられるし、もったいない時間を無くせると判断できました。

どうすれば止められるか?

止められない理由に対して具体策を実行すれば良いわけです。ですので、

①連絡事項がまとまっていない

⇒まとめれば良い。

読み上げるにしても事前準備は必要で、メールにまとめるとなると更に時間かかるのも事実ですが、連絡会で読み上げる時間が無くなるので実質時間は変わらない。

面倒だからやってないだけなのが実態。やり始めて慣れれば良い。

②メールだと読まない人が居る

⇒それでも良い。

と割りきってもメンバーの理解度は読み上げ継続と大差ないと判断。結局のところ聞く側が連絡事項に興味あれば口頭でも聞くしメールでも読みます。

メールだと読まない人が口頭なら聞くかというと、聞き流すか眠くなるかというのが実態です。

③とはいえ止めることを嫌がる人が居る

⇒一気に止めずに少しずつ止める

これが地味に厄介で、いざメール展開に代替すると、声の大きい老害に騒がれることが想定されます。

まぁ何十年も継続してきているので、体と頭がついてこれないのも無理はないですかね。

まずは『①連絡事項をメールにまとめて事前展開』しつつも連絡会は継続して読み上げは実施。

徐々に「詳しくはメール見てください」と言って読み上げは割愛していく。

こんな感じで、急に止めずに少しずつ止める。そうすることで止めることへの不安感を緩和できれば、反発も少ないです。

今のところはこれで無事に連絡会を止められています。情報伝達が悪くなったというような支障も出ていません。

このまま止め続けていこうと思います。

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