【ペーパーレス化】古い書類ファイル1000冊の廃却が途方もない

2年後に職場の引っ越しがあるのですが、それまでに紙の書類は処分しておくようにと、管理課から指令が出てます。

引っ越し先に書類を置くスペースなんて準備しない!とのこと。なるほど効果的な脅しです。

私の部署は技術部門ということで、開発の履歴やノウハウとかいった捨てにくい資料が蓄積されています。

ざっくり厚さ3cmのファイルが1000冊ほどあり、積み上げると東京タワーに迫る高さです。

たぶんもう必要ないけど、捨てにくいから取りあえず保管。といった処遇の遺産が溜まりに溜まった状況です。

私の部署だけで1000冊あり、他にも多数の部署あるので、保管場所のコストも大きいわけで、管理課から断捨離を迫られるのも無理ないです。

ということで、まずは仕分け。

  1. おそらくもう見ない→シュレッダー廃棄
  2. もしかしたら稀に見るかも→敷地外の倉庫送り
  3. まだ見る→スキャンPDF化してから廃棄

③のPDFが無難なのではありますが、1冊のファイルからホチキス外しながら適度にデータ分割し、名称設定していると意外と時間かかるですね。1冊30分はかかるので、1000冊だと30000分。。。

3万分もやってられるわけも無いので、②の倉庫送りとしたいのですが、倉庫も満杯でして、倉庫の断捨離から行うことに。

この倉庫には昭和時代の書類もあったりしまして、いいかげん時効だろうという約300冊を思いきって廃棄。

空いた倉庫スペースに「もしかしたら稀に見るかもしれない書類」のファイル300冊を、今回倉庫の新住人としました。15~20年前くらいの書類が主です。

ここまでは5人がかりで丸1日(40時間)で何とかなりました。

けど残り700冊を③PDF化するのは非現実的です。30000分が21000分になったものの、じゃあ後はがんばろうと思うほど無謀ではないです。

③pdf化は、せめて300冊以下には抑えたい。そうすれば9000分。=150時間。≒19日。これでも4人がかりで1週間だけど我慢どころかと。

となると、あと400冊を不要判断して捨てるか、別倉庫のスペースを探して疎開させる必要があるわけです。がんばります。

というわけで、どの会社でもペーパーレスの時代が来ることは間違いないと思います。うちは遅いほうかと。

ですので、管理部署等から強制されなくても今からでもペーパーレス化は始めた方が良いです。

すでに蓄積されている過去の書類は仕方ないとしても、これから出るものは全てPDF保管としないと、負の遺産が膨れ上がっていくだけです。

あと700冊、なんとかしていきます。

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